در این مطلب قصد داریم دلایل مناسب نبودن شماره تلفن شخصی برای کسب‌وکارها و ضرورت دریافت یک خط تلفن سازمانی را بیان کرده و راهکار مناسب را به شما معرفی کنیم.
به نقل از پارسی پیام، صاحبان کسب‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌ها در ابتدای فعالیت خود ممکن است به جای تلفن سازمانی (VoIP، تلفن ابری، تلفن مجازی و …) از شماره تلفن همراه شخصی خود برای تماس‌های کاری استفاده کنند. این موضوع ممکن است برای مدت کوتاهی، نیاز ارتباطی شرکت را برطرف کند، اما با رشد سازمان و افزایش تماس‌های ورودی، استفاده از شماره تلفن همراه شخصی راهکار مناسبی نخواهد بود.
در این مطلب قصد داریم دلایل مناسب نبودن شماره تلفن شخصی برای کسب‌وکارها و ضرورت دریافت یک خط تلفن سازمانی را بیان کرده و راهکار مناسب را به شما معرفی کنیم.
۱. لازم است تماس‌های شخصی را از تماس‌های کاری جدا کنید.
شماره تلفن ثابت سازمانی بیش از هر چیزی ظاهری حرفه‌ای به کسب‌وکارها می‌بخشد و استفاده از شماره تلفن همراه بر روی کارت ویزیت یا وبسایت به عنوان راه‌های ارتباطی، خیلی حرفه‌ای نیست. مشتریان به شماره تلفن ثابت زودتر اعتماد می‌کنند و همچنین با این‌کار شماره تماس شخصی کارمندان نیز خصوصی می‌ماند. هیچ فردی دوست ندارد به‌هنگام مکالمه شخصی خود، با تماس ناشناس روبرو شود. این امر موجب اختلال در مکالمه و یا از دست دادن تماس می‌شود که در نتیجه منجر به از دست دادن و نارضایتی مشتریان نیز می‌شود.
در نتیجه کسب‌وکارها به یک شماره تلفن دیجیتال نیاز دارند که بتوانند به‌طور همزمان و مجزا بر روی یک دستگاه به تماس‌های سازمانی و خصوصی خود دسترسی داشته باشند و تماس‌ها در هر زمان و هر مکانی قابل دسترسی باشند.
۲. لازم است ساعات و روزهای کاری را تعریف کنید.
امور پشتیبانی و پاسخگویی به مشتریان، یکی از مهم‌ترین عوامل در موفقیت یک کسب‌وکار است. مشتریان امروزه به دنبال پشتیبانی ۲۴ ساعته و در تمام طول هفته هستند و عدم پاسخگویی به آن‌ها می‌تواند منجر به از دست دادن آن‌ها شود.
کسب‌وکارها به یک سیستم تلفن سازمانی نیاز دارند که بتوانند ساعات و روزهای کاری را تعریف کرده و تماس‌های ساعات غیرکاری را به صندوق صوتی و یا یک شماره خاص هدایت کنند. این امر با استفاده از شماره تلفن همراه امکان‌پذیر نیست و علاوه بر آن در ساعات غیرکاری موجب سلب آرامش کارمندان خواهد شد.
۳. لازم است به منظور ارائه هر چه بهتر خدمات بر تماس‌ها نظارت شود.
هر کسب‌وکاری، به ویژه استارتاپ‌ها که کسب‌وکار خود را به تازگی شروع کرده‌اند، به منظور بهبود ارائه خدمات و مشتری‌مداری، نیاز به نظارت بر عملکرد کارمندان خود به هنگام پاسخگویی به تماس‌ها دارند. حال فرض کنید هر کارمند با تلفن شخصی خود با مشتریان در ارتباط باشد. این موضوع علاوه بر عدم هماهنگی و ظاهر غیرحرفه‌ای، امر نظارت و مدیریت تماس‌ها را نیز غیرممکن میکند. در نتیجه به یک تلفن ثابت نیاز است که نظارت بر تماس‌ها امکان‌پذیر باشد.
۴. لازم است به تعداد کارمندان خود شماره داخلی داشته باشید.
همانطور که گفتیم، استفاده از یک شماره موبایل شخصی ممکن است در ابتدای کار یک استارتاپ نیازهای ارتباطی آن را برطرف کند، اما با رشد سازمان و افزایش تعداد کارمندان، به تعداد هر کارمند به یک شماره تلفن نیاز است. در نتیجه نمی‌توان از یک شماره تلفن همراه برای همه استفاده کرد. کسب‌وکارها به یک خط تلفن مجازی نیاز دارند تا بتوانند به تعداد کارمندان خود داخلی تعریف کرده و از یک سرشماره ثابت برای تمام کارمندان و حتی شعب و نمایندگی‌هایشان استفاده کنند.
۵. لازم است کسب‌وکار خود را باثبات کنید و آماده رشد باشید.
ثبات یکی از مهم‌ترین فاکتورها برای آینده موفق هر استارتاپی است. استفاده از یک تلفن همراه به عنوان راه ارتباطی یک کسب‌وکار نمی‌تواند ثبات را حفظ کند و برای آینده و رشد احتمالی کسب‌وکار اصلاً راهکار مناسبی نیست. چرا که تشخیص تماس کاری از تماس شخصی و مدیریت تماس‌ها بسیار دشوار خواهد بود. بهره‌مندی از یک خط تلفن ثابت و استفاده از یک سرشماره توسط همه کارمندان، تضمین ثبات و پایداری کسب‌وکار خواهد بود.
۶. لازم است اعتماد مشتریان را جلب کنید.
پیش‌تر گفتیم که سرشماره ثابت ظاهری حرفه‌ای به کسب‌وکار می‌بخشد و زودتر اعتماد مشتریان را جلب میکند. به عبارت دیگر، بسیاری از مشتریان به هنگام بازدید از وبسایت یک کسب‌وکار، تماس با شماره تلفن ثابت را به تلفن همراه ترجیح می‌دهند. در نتیجه داشتن یک شماره تلفن ثابت امری ضروری خواهد بود.
با توجه به تمامی دلایل ذکر شده، یک شماره تلفن اینترنتی (VoIP) مناسب‌ترین انتخاب برای کسب‌وکارهای کوچک و استارتاپ‌ها است. یک سیستم تلفن ویپ ابری، بدون نیاز به تجهیزات و سرور و با اتصال به اینترنت، بر روی هر دستگاهی (تلفن همراه، کامپیوتر، تبلت و …) قابل دسترسی است و تمامی نیازهای ارتباطی این کسب‌وکارها را با کمترین هزینه برطرف می‌سازد.
تلفن ابری نکسفون پرو مبتنی بر فناوری Hosted PBX بوده و به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد تا با خرید یک سرشماره ثابت، ظاهری حرفه‌ای به کسب‌وکار خود بدهند. این تلفن ابری بسیار مقیاس‌پذیر بوده و در صورت رشد و تغییر در سازمان، می‌توان تعداد داخلی‌ها را به‌آسانی از طریق پنل مدیریتی نکسفون تغییر داد. نکسفون پرو از طریق پنل تحت وب و اپلیکیشن موبایل قابل دسترسی است و کارمندان می‌توانند داخلی خود را بر روی تلفن همراه خود تنظیم کرده و به تماس‌های سازمانی در هر مکان و هر زمان پاسخ بدهند.
همچنین این سرویس تلفن VoIP امکانات متعدد دیگری مانند تلفن گویا (IVR)، فکس آنلاین، صندوق صوتی، سیستم گزارش‌گیری تماس‌ها و … را نیز به صورت رایگان در اختیار مشترکین خود قرار می‌دهد.
لازم به ذکر است که تعرفه تماس نکسفون کمتر از تعرفه سایر اپراتورها بوده و علاوه بر مزایا و امکاناتی که ارائه میکند، هزینه‌های کسب‌وکارها را نیز به میزان قابل‌توجهی کاهش می‌دهد.
